sourcing afrique france et autre comment faire

1.      Un cahier des charges contractualisé formellement et défini avec rigueur

 

En Chine, rien ne doit être laissé au hasard, il faut être extrêmement précis et exhaustif dans les instructions qui vont être données aux partenaires chinois.
Le contenu du cahier des charges techniques doit porter sur :

  •  Les spécifications techniques des produits et des outillages : compositions des produits, dimensions et plans, process de fabrication, entreposage, respect de la charte qualité, remise de documents indispensables, marges d’erreur tolérées…
  • Les volumes à fabriquer et la périodicité
  • La définition des normes requises
  • Les spécifications concernant l’emballage, l’étiquetage, la palettisation
  • La procédure de contrôle qualité

Recommandations :

Le cahier des charges doit être formellement défini ; il est en général annexé au contrat d’achat international.

Ce cahier des charges constitue le seul document contractuel de référence clairement accepté par les parties définissant la qualité requise. Il doit être accepté par le fabricant sans ambiguïté, cette acceptation pouvant notamment être accepté par le fabricant de copies tamponnées par le fabricant. Les éventuelles insuffisances dans la définition du cahier des charges sont de nature à compromettre en pratique tout recours en cas de défectuosité du produit livré.

Il est nécessaire de travailler à partir d’un cahier des charges aminima en anglais. Il peut  être préférable, voire nécessaire, que nous le traduisons en chinois, ainsi que les documents techniques qui y sont liés.

Pour certains produits pour lesquels aucune défectuosité ne peut être décelée immédiatement après fabrication (« vices cachés »), il peut être indispensable de définir et d’imposer un cahier des charges du « process industriel » à respecter.

Ne pas hésiter à fournir le plus d’informations possibles sur les spécifications techniques, non seulement ce qui est exigé mais aussi ce qui sera refusé. Même ce qui paraît évident, n’être que du  « bon sens » mérite d’être détaillé, tout ce qui n’est pas formalisé étant soumis à la libre interprétation du fournisseur. Cette interprétation sera rarement à l’avantage du donneur d’ordre.

Il convient d’être tout aussi précis pour le marquage sur les packagings : avec ou sans mention du fabricant chinois selon le destinataire final, avec ou sans mention du nom de la société, choix de la langue et texte du marquage…

Il est important de former ses partenaires si nécessaire pour améliorer leur compréhension de la mission qui leur est confiée et accroître le « capital confiance ».

Un projet de consultation ou d’appel d’offres adressé à la Chine doit être tout aussi structuré que s’il était destiné à la France ou à l’Europe.

 

  1. 2.      Identifier ses partenaires
  • INSCRIPTION INDIVIDUEL OU PERSONNE MORALE INSCRITE AU REGISTRE DES SOCIETES ?

Si l’échange de cartes de visites est un rituel indispensable en Chine dès les premiers contacts, il ne permet en revanche pas d’identifier clairement l’interlocuteur, le fabricant qui contractuellement souscrira des obligations dans le cadre du contrat d’achat. Il convient en premier lieu d’identifier de manière fiable son partenaire. A ce titre, le seul document formel qui puisse identifier un partenaire chinois est la « licence d’activité ».

Ce document détaillera :

  • La forme d’inscription du partenaire (individuelle ou sous forme de société dotée d’une personnalité morale-en général de type SARL)
  • L’adresse du siège social
  • L’identité du représentant légal, des actionnaires et le montant de capitalisation s’il s’agit d’une entité dotée d’une personnalité morale
  • L’activité exercée
  • La durée d’inscription

 

A noter qu’une copie de la licence d’activité peut être directement demandée au partenaire  auprès de laquelle celui-ci est enregistré. Pour le cas où il apparaîtrait des anomalies résultant de la comparaison de ce document avec les informations statuaires transmises par le fabricant, il serait prudent de lui demander des éclaircissements.

Dans l’hypothèse où le fabricant n’est pas en mesure de fournir ce document, il convient d’en déduire qu’il n’a aucune existence légale et qu’en cas de violation des termes du contrat conclu, aucun recours ne serait possible.

La fourniture d’une copie de la licence d’activité doit être la PREMIERE des conditions que votre fabricant potentiel doit remplir.

 

  • LES CRITERES DE SELECTION TECHNIQUES D’UN PARTENAIRE

Il faut tenir compte de la grande taille du pays et du ciblage géographique de sa zone d’achat. De nombreuses provinces concentrent des spécialités qu’il convient d’identifier au préalable. Néanmoins, les fournisseurs des produits recherchés peuvent aussi être répartis du nord au sud du pays.

Il est essentiel de visiter l’usine des partenaires potentiels, notamment afin de s’assurer de l’adéquation de l’outil de production du fabricant avec ses propres exigences, niveau de qualité du projet de sourcing/sous-traitance etc.

Les critères suivants nécessitent d’être vérifiés, dès les premiers contacts, puis lors de la visite des ateliers :

  •  Informations globales : date de création, effectif, superficie des locaux industriels…
  •  Références clients
  •  Capacité à communiquer en anglais, au moins à l’écrit
  •  Réactivité aux demandes
  •  Qualité et importance de l’outil de production
  •  Capacité d’innovation
  •  Détention d’une licence d’import-export
  •  Proximité des équipements portuaires et aéroportuaires, état des infrastructures routières
  •  Respect des normes sociales et environnementales

Il est ensuite essentiel de valider un échantillon (master sample) qui servira de référence aux commandes ultérieures, puis de travailler avec une première commande d’importance limitée, afin de valider la qualité du fournisseur.

 

Licence d’import-export
Depuis la réforme du 1e juillet 2004 du système de licence d’import-export, de nombreux assouplissements ont été apportés pour faciliter l’octroi des « licences » d’import-export.Dans la pratique, le recours à des sociétés d’import-export reste assez fréquent car la mise en application de cette loi est longue et parce que les fabricants n’ont pas toujours les compétences et la structure nécessaires pour traiter en direct leurs exportations, ou la volonté de les mettre en place imposant des déclarations supplémentaires à l’administration des douanes.

 

  • LES APPUIS A LA RECHERCHE DE PARTENAIRES

La recherche d’informations en Chine n’est jamais aisée et la qualité obtenue peut s’avérer approximative.

Les foires et salons internationaux, y compris hors de Chine, où les sociétés chinoises sont de plus en plus présentes ou représentées. Ils sont un lieu d’échanges et une source d’information importante. La foire la plus connue de Chine est celle de Canton, du 15 au 30 avril et du 15 au 30 octobre chaque année. Tous les contacts pris sur place, aussi cordiaux soient-ils, ne sont assez inégaux dans l’ensemble et il convient systématiquement de visiter les usines, ne serait-ce que pour s’assurer que les produits mis en avant proviennent bien de cette entreprise chinoise, et non d’un tiers. Il est également important de s’assurer que l’on s’adresse au fabricant, et non à une entreprise d’import-export. Cela peut nécessiter la mise en place d’un nouveau déplacement de prospection plus ciblé.

Alizé Consulting propose des prestations de recherche de fournisseurs, à partir d’un cahier des charges précis.

La Foire de Canton
Un accompagnement à la Foire de Canton est par ailleurs proposé par Alizé Consulting lors de chaque session de la Foire, comprenant notamment un séminaire de formation au sourcing et à la sous-traitance en Chine animé par des experts locaux. La remise du badge d’accès avant le salon, l’accueil à l’aéroport, la réservation d’hôtels à tarifs négociés et la mise à disposition d’interprètes sont également proposés.

Alizé Consulting est située à Guangzhou (Canton) , donc à proximité des usines de fabrication.

Alizé Consulting propose des contacts de fournisseurs qualifiés en fonction du cahier des charges de la PME.

 

  • LA CREDIBILITE FINANCIERE DES ENTREPRISES CHINOISES

On ne dispose pas en Chine de données sur les résultats financiers des entreprises. L’opacité du système d’informations financières peut contraindre à missionner au cas par cas une société spécialisée, comme Alizé Consulting, pour établir une enquête sur un partenaire chinois permettant d’avoir davantage d’informations sur sa fiabilité et sa crédibilité.

 

Ces informations restent néanmoins à considérer avec réserve : si elles fournissent de bonnes indications elles ne garantissent pas le reflet précis de la situation de l’entreprise, dans la mesure où sa situation comptable peut être complexe (plusieurs jeux de comptabilité peuvent parfois coexister) et nécessiter des investigations plus poussées.

 

  1. 3.      Le choix du bon canal

 

Plusieurs modes de fonctionnement sont possibles pour la gestion des achats en Chine.

 

  • ACHETER A PARTIR DE LA FRANCE SANS L’AIDE D’UN PRESTATAIRE

Acheter directement en Chine continentale peut être séduisant pour éliminer les marges des intermédiaires. Il convient cependant de mettre en place suffisamment de moyens, notamment humains, pour que cette démarche soit un succès.

Un critère primordial reste une présence régulière sur place pour construire sa relation avec le fournisseur, suivre et contrôler la fabrication et le transport.

Négliger un maillon de toute la chaîne peut être très rapidement préjudiciable à l’entreprise. Il faut donc s’assurer, avant de s’engager dans cette voie, d’avoir toute la disponibilité et la volonté nécessaires pour s’investir dans cette mission.

 

  • STRUCTURER SA FONCTION ACHAT EN FRANCE ET S’APPUYER SUR DES PRESTATAIRES EN CHINE COMME ALIZE CONSULTING

Ce schéma peut s’avérer optimal pour une PME dès lors qu’elle structure ses achats parce qu’ils sont de nature récurrente et stratégique.

La PME garde la maîtrise globale de la chaîne mais va choisir ce qu’elle gère en propre et ce qu’elle va suivre en coordination avec un prestataire externe (recherche et sélection des fournisseurs, négociation du contrat d’achat, suivi de la production, contrôle qualité, transport et autres services de la supplychain).

Elle choisira alors soigneusement ses partenaires par rapport à leurs compétences, leur expérience, leur localisation et leur réseau.

L’intérêt pour la PME de faire appel à un « sourceur », comme Alizé Consulting, chargé de sélectionner le fabricant, d’assurer le suivi de la production puis le contrôle qualité, au-delà de disposer d’interlocuteurs francophones sur place en Chine, est qu’Alizé Consulting engage sa responsabilité sur l’ensemble de ses missions.

Il conviendra de définir avec précision l’étendue de la mission ainsi confiée au prestataire, notamment sur la base des connaissances techniques dont il dispose, et la responsabilité de celui-ci.

 

  • ACHETER VIA SON PROPRE BUREAU D’ACHATS EN CHINE

Implanter un bureau de représentation en Chine destiné à réaliser le suivi des achats en Chine effectués par la société française requiert des moyens humains et financiers significatifs. Sa mission sera d’effectuer la recherche de fournisseurs, de négocier les contrats d’achat et d’assurer le suivi de la production et le contrôle qualité. Néanmoins, les prestations logistiques supplémentaires, le transport et le dédouanement seront sous-traités. Dans ce cas de figure, seules les entreprises dont les volumes d’achats sont importants et stratégiques seront concernées. Le bureau de représentation, d’une relative facilité de mise en place, permet de faire de la prospection commerciale et de recruter et gérer du personnel en Chine, mais ne permet pas d’émettre des facturations et donc d’encaisser en monnaie locale.

 

  • CONFIER ENTIEREMENT SES ACHATS A UNE SOCIETE DE TRADING

Aucune prestation n’est gérée en direct par la PME qui confie l’intégralité de sa démarche à la société de trading. Tout repose alors sur le choix du bon partenaire. La fourchette de la commission sera élevée. L’importance du volume d’achat est également prise en compte. Pour une prestation qui inclut la recherche et la sélection de fournisseurs, et en consolidant les achats de plusieurs « petits » donneurs d’ordres.

Quoiqu’il en soit, il reste essentiel de s’impliquer personnellement dans le choix final des usines, si possible en les ayant visitées.

 

  1. 4.      Protéger sa propriété intellectuelle

 Faire sous-traiter en Chine tout ou partie de produits ou d’équipements comporte systématiquement un risque de contrefaçon et de piratage technologique. La contrefaçon représenterait en Chine au moins 10% de la production industrielle chinoise et un chiffre d’affaires annuel évalué, il y a plus de 5 ans déjà, à 16 milliards USD.

Elle touche tous les produits, du disque au jouet en passant par les pièges automobiles, l’outillage, les médicaments, le luxe… et elle est passée au stade artisanal au rang de véritable « industrie ». Il est à noter que les premières victimes de la contrefaçon chinoise sont les chinois eux-mêmes et que plus de 90% des actions administratives aux fins de protection de marques en  Chine sont le fait de sociétés chinoises contre des contrefacteurs chinois. Les origines des contrefacteurs sont souvent proches : individus connus, engagés à l’entreprise contrefaite de manière contractuelle, sous-traitants, distributeurs, ancien partenaire…

Il est ainsi essentiel de :

  • Ne pas présenter de manière publique des informations qui n’ont pas besoin de l’être (brochures de présentation, sites internet, être prudent sur les foires et salons…)
  • Faire enregistrer ses droits au préalable même si l’on ne compte pas revendre en Chine les produits que l’on y fait sous-traiter. Si une entreprise chinoise dépose une marque en Chine alors que la société étrangère ne l’a pas fait, celle-ci sera considérée comme le « contrefacteur » dès qu’elle aura mis le pied en Chine.
  • Se faire reconnaître au préalable un « droit » incontestable par les administrations chinoises (enregistrements de marques, design, brevet, référencements de tels droits auprès des douanes etc…)
  • Contractualiser une obligation de confidentialité et de respect du secret et préciser l’interdiction de sous-traitance à un tiers car il est en effet fréquent que des informations à préserver n’entrent pas dans les catégories de droits de propriété intellectuelle représentées par un titre protégeable.
  • Mettre une clause de non-concurrence dans les contrats qui empêchera le fabricant chinois de devenir un concurrent en continuant à produire vos articles après la fin du contrat.
  • Innover si la nature des produits/équipements le permet : garder systématiquement une longueur d’avance sur son partenaire chinois (développer sans cesse de nouveaux produits/ proposer des améliorations, maintenir des services de recherche, de développement etc.. en France), lui montrant ainsi qu’il a tout intérêt de continuer à travailler avec vous pour profiter de ces évolutions…

Il est important dans le cas de produits sensibles de garder une opération du processus de fabrication/ assemblage qui ne sera pas réalisée par le fournisseur principal, et de dissocier les étapes pour qu’aucun des partenaires ne puisse avoir une vue globale du processus de fabrication.

Enfin, lors d’une consultation d’un sous-traitant pour fabrication de pièces ou de produits, il peut être recommandé de ne pas faire apparaître le nom et le logo de l’entreprise de manière à laisser le document neutre, au cas notamment où il circulerait à mauvais escient.

En conclusion, aucun moyen  pris séparément ne peut être efficace contre la contrefaçon. Ce n’est que l’ensemble de ces moyens mis en œuvre qui permettront d’anticiper et de répondre au mieux aux cas de contrefaçon avérés.