phase 3 sourcing

  1. 1.      Convaincre les partenaires potentiels chinois

La Chine est devenue le haut lieu de la concurrence mondiale aussi bien pour les exportateurs que pour les importateurs.

Plus les fournisseurs chinois sont de qualité, plus ils sont sollicités, tant par le marché domestique que par les acheteurs internationaux. Les PME françaises ou autres ne se trouvent pas en position de force face aux fournisseurs chinois. Il devient alors impératif de « vendre » son potentiel d’achats aux entreprises chinois, a fortiori si les volumes d’achats sont limités dans un premier temps. La relation personnelle créée avec le partenaire, la réactivité et la persévérance sont alors essentielles.

 

Une alternative… la mutualisation
Afin de peser de façon significative auprès des partenaires chinois et d’améliorer sa marge de négociation, le regroupement d’entreprises non-concurrentes d’un même secteur d’activité ou requérant la même technologie de production, peut constituer une solution alternative en mutualisant les achats.

 

  1. 2.      Vérifier sur place avant de formaliser

 

Après avoir soigneusement ciblé vos partenaires potentiels et être entré en contact avec eux, la règle d’or reste de vérifier sur place un certain nombre d’aspects essentiels à la sélection du sous-traitant.

Règles de vérification à respecter :

  • La légalité des structures  (cette société existe-t-elle bien, les informations reçues correspondent-elles bien à la réalité ?)
  • La réalité de l’outil de production et son adéquation avec le projet d’achat et ses besoins : ne pas se satisfaire des show-rooms, des excuses fallacieuses empêchant de faire une visite et demander à voir tous les équipements de production nécessaires à la fabrication. Ne pas se contenter de photos ou d’un site internet etc.
  • L’organisation et l’équipement des ateliers (espaces de production, de stockage, la gestion des déchets etc)
  • La situation apparente des employés : s’il paraît irréaliste au stade de la mise en place d’une relation contractuelle de vérifier la légalité des employés qui travaillent dans l’usine, la visite de l’atelier permettra de mettre à jour les conditions de travail et de sécurité des ouvriers.
  1. 3.      L’écart culturel dans la communication et négociation

Les différences culturelles et idéologiques entre les Occidentaux et les Chinois sont particulièrement importantes et se ressentent dans toutes les situations de la vie courante ou de la vie des affaires. Il n’est donc pas toujours aisé d’intégrer ces différences, mais la connaissance de quelques clés est essentielle pour le succès des négociations et de l’établissement à long terme de relations harmonieuses et constructives.

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  • QUELQUES DIFFERENCES DE COMPORTEMENT A INTEGRER AU COURS DES ECHANGES

L’importance de la « face »

Respecter la  « face » d’un individu est primordial. Il ne faut pas simplement ne pas « faire perdre la face », il faut la préserver. On peut aussi donner de la face à son interlocuteur ! Faire perdre la face à quelqu’un revient à le placer en situation publique inconfortable risquant d’atteindre ou même de détruire sa « position sociale », son estime de soi, son autorité vis-à-vis des autres etc.

Le rôle du réseau relationnel (« le guanxi »)

Le rôle du réseau relationnel est également un aspect essentiel de la société chinoise. C’est un réseau de relations fondé sur la confiance et l’entraide réciproque créatrice d’obligations et de droits envers les partenaires de ce « réseau ». Il est ainsi important de prendre le temps de connaître ses partenaires et interlocuteurs et de maintenir des relations régulières avec eux. Cela ne dispense pas d’un contrôle régulier de l’avancement des activités du fournisseur et de son respect des engagements pris.

L’interprétation du « non » et du « oui »

Le souci de l’harmonie et le refus d’un affrontement direct  amènent toujours les Chinois à préférer les discours indirects et nuancés. L’usage du « non » frontal est donc peu usité, au profit des périphrases. Le « oui » signifiera souvent « j’ai compris ce que vous m’avez dit » et non « je suis d’accord avec vous »… Il est donc important de poser les questions fermées si l’on souhaite obtenir des réponses précises et de ne pas hésiter à reformuler.

La notion de temps « nécessaire »

La compréhension de cette notion est essentielle pour établir une relation de confiance avec ses partenaires et comprendre les mécanismes du processus de décision. Il s’agit souvent d’une source de déstabilisation pour les Occidentaux.

Le temps du processus et le temps linéaire

Pour les Occidentaux, le temps est capital « le temps c’est de l’argent », il est linéaire et donc maîtrisable. Il s’écoule du passé vers l’avenir, tel un long ruban que l’on déroule et dont on peut découper des segments qui ont la même valeur. Toute approche fait l’objet d’une « modélisation » que nous appelons planification. Nous planifions les tâches pour limiter et maîtriser les incertitudes du futur pour que les évènements se produisent comme on les a planifiés.

Pour les Chinois, le temps est relié au « processus », il n’est donc ni cyclique ni linéaire. L’idée qui prévaudrait est celle que les évènements se produisent quand le moment est venu. La conception chinoise du rapport au temps est indissociable du mouvement incessant des choses, de ce que les Chinois appellent les « mutations ». Il s’agit pour eux d’observer la réalité et d’être attentif aux cycles de développement des évènements pour agir au moment opportun.

Il en résulte une conséquence importante. Le temps qui a du sens en Chine est le temps nécessaire au déroulement d’un processus, comme l’illustre ce proverbe chinois « neuf femmes ne pourront jamais faire un enfant en un mois »… Tout dépend finalement de la nature du processus en question. Il va donc falloir du temps pour établir une relation de confiance, indispensable à la relation personnelle avec ses partenaires et au réseau relationnel (« guanxi ») constitué.

Maîtriser le calendrier chinois
Une bonne gestion du temps et des évènements majeurs en Chine sont essentiels pour maîtriser les détails de production.Les dates de congés nationaux chinois ont évolué en 2008 :

  • Nouvel An chinois : 6, 7,8 février (pour l’année 2008 uniquement).

Les dates du nouvel an chinois varient selon le calendrier lunaire-en général en janvier/février. Cet évènement correspond à une semaine de congés minimum, même si seuls trois jours sont officiellement fériés. Dans la pratique, les usines ferment souvent plus longtemps, 2 à 4 semaines pour certaines d’entre elles. La période précédant le nouvel an chinois est à éviter pour la mise en place de nouveaux partenariats d’achat ou de sous-traitance et les 2 ou 3 semaines suivant les congés du nouvel an sont également à éviter pour les visites d’usines.

  • Fête nationale : 1, 2, 3 octobre. Cela correspond également dans la pratique à une période de congés d’une semaine, à compter du 1e octobre.

Autres jours fériés :

  • 1e janvier
  • Fête Quigming : 4 avril
  • Fête du travail le 1e mai : seul le 1e mai est désormais férié.
  • Fête Duanwu : le 8 juin
  • Fête Zhongqiu : le 14 septembre.

 

  • LE ROLE ESSENTIEL DE L’INTERPRETE

Nombre d’entrepreneurs chinois de type « PME » communiquent peu en langue étrangère ; la bonne compréhension est alors une difficulté à ne pas sous-estimer. Il est souvent nécessaire d’être accompagné par un bon interprète dont propose Alizé Consulting pour les négociations avec ses partenaires chinois. Il conviendra par ailleurs de laisser le « temps nécessaire » à l’interprète pour assimiler le vocabulaire technique propre à l’activité de l’entreprise. Il est essentiel de préparer suffisamment la négociation avec lui, et de « garder la main » tout au long de la réunion avec le partenaire. Le bon interprète traduit tout ce qui se dit, y compris lorsqu’il s’agit de propos répétés, et pose des questions s’il ne comprend pas. Il convient de se méfier des « trop bons » interprètes, qui pourraient avoir tendance à mener la négociation à la place de leur donneur d’ordres.

  1. 4.      Formaliser et conclure sa négociation

Le droit chinois est :

Inernationalisé : adhésion à de nombreux traités, principaux domaines du droit des affaires couverts.

D’une effectivité relative : absence d’application uniforme du droit selon les provinces et les administrations, influence du pouvoir politique et « protectionnisme local ».

  • L’APPROCHE CULTURELLE DU CONTRAT

Les Occidentaux et les Chinois n’ont pas du tout la même conception du contrat. Pour les Français, une fois que le contrat est signé, le texte est comme « gravé dans le marbre » et le contrat tient lieu de loi à l’égard des parties (force obligatoire du contrat). Le mot France en chinois (Fa guo) peut d’ailleurs être traduit comme « pays de lois ». Pour les Chinois, le contrat est perçu comme faisant partie d’un « processus » de successions d’opportunités à finalité économique, susceptible d’évoluer en fonction des circonstances du moment. En pratique, la signature du contrat est souvent le reflet d’un accord valable à un instant donné. Il convient de garder à l’esprit qu’en cours d’exécution du contrat, la partie chinoise pourra en rediscuter les termes si ceux-ci sont devenus difficilement exécutables (hausse de prix de matières premières, coûts de sous-traitance etc.). Mais quoiqu’il en soit, un contrat doit toujours être écrit.

 

  • PRINCIPES GENERAUX DE LA LOI D’OCTOBRE 1999 SUR LES CONTRATS

Principe d’égalité entre les parties

Principe d’autonomie de la volonté : plus grande liberté laissée aux parties pour la rédaction de clauses du contrat.

Principe d’équité : définition des droits et obligations des deux parties.

Principe de bonne foi ou de loyauté avec notamment :

  • L’obligation réciproque de renseignements, d’information et de conseil (moyens) : « le vendeur  est tenu d’expliquer clairement ce à quoi il s’oblige. Tout pacte obscur ou ambigu s’interprète contre le vendeur ».
  • L’obligation de persévérance (notamment pour le fournisseur).
  • L’obligation réciproque d’exécution fidèle du contrat renforcée dans le cas d’une clause d’exclusivité.
  • L’obligation réciproque de faciliter l’exécution par les partenaires du contrat (fournitures de pièces, plans et instructions)

Il est donc possible, et recommandé dans la pratique, de décider de régir la relation contractuelle par le « droit français » ou le « droit chinois », en plus des dispositions de conventions internationales ayant vocation à régir la relation contractuelle dans le silence des parties  (ex : « convention de Vienne » ratifiée par la France et par la Chine).

  • ETABLIR DES CONDITIONS GENERALES D’ACHAT POUR LES FOURNISSEURS CHINOIS

Faut-il rédiger des CGA vis-à-vis des fournisseurs étrangers ?

Deux manières d’encadrer la relation contractuelle et de fonctionner au quotidien coexistent :

La mise en place d’un contrat cadre, qui définit la relation contractuelle sur une période donnée, les commande étant ensuite passées dans ce contexte.

Le passage de commandes hors contrat cadre, accompagnées chaque fois de conditions générales d’achat.

La mise en place d’un contrat cadre est recommandée pour un partenaire régulier, et présente notamment l’avantage de pouvoir fixer un plafond de prix sur la période. Un fonctionnement à la commande nécessite en revanche que les conditions générales d’achat soient chaque fois acceptées par le partenaire.

Dans la pratique, les entreprises chinoises proposent très rarement la mise en place d’un contrat, c’est la société étrangère qui prend l’initiative d’encadrer la relation contractuelle par un écrit.

Traduire des CGA françaises dans la langue du pays de votre fournisseur peut se révéler un exercice notoirement insuffisant au regard des dispositions légales ou des risques liés aux usages et aux lois du pays du fournisseur. Il est donc conseillé de rédiger des Conditions Générales d’Achat internationales.

Le remboursement de la TVA à l’export.

Les entreprises chinoises exportatrices peuvent sous certaines conditions bénéficier d’un remboursement de la TVA sur les produits exportés. Ce remboursement mérite d’être étudié, dans la mesure où il peut constituer un argument de négociation du prix d’achat des produits concernés. Il est à noter qu’une réforme des taux de remboursement a été mise en place le 1e juillet 2007 ; selon le code douanier du produit exporté ont été observées soit une suppression du remboursement de TVA, soit une baisse du taux de remboursement, soit une exonération totale de TVA.

Les entreprises les plus touchées sont notamment celles produisant de l’acier, du textile, du cuir, du verre, de l’électroménager, des pièces détachées automobile, des matériaux de construction, des dérivés plastiques etc. A l’inverse, les produits à forte valeur ajoutée sont valorisés, certains pouvant désormais être exonérés de TVA si exportés.

La mise en place de cette réforme a souvent eu des répercussions immédiates sur les prix de vente des produits pour lesquels le remboursement de TVA possible a baissé, les fournisseurs demandant une compensation aux donneurs d’ordres étrangers.

Comment s’assurer de l’efficacité de vos CGA ?

Communiquer les CGA en amont des négociations, au plus tard au moment de la contractualisation.

Prendre systématiquement l’habitude d’être le dernier partenaire à répondre une modification contractuelle du fournisseur grâce à une formule simple de type « acceptation sous réserve des CGA de ma société qui n’ont pas été dénoncées ». Sinon, le fournisseur bénéficiera de l’application de la théorie anglo-saxonne du « last shot » qui donne l’avantage à celui qui propose la dernière modification contractuelle en réintégrant implicitement ses propres CGV au détriment de vos CGA…

  • LES CLAUSES ESSENTIELLES A INTEGRER DANS VOTRE CONTRAT
  • L’objet du contrat

Il est essentiel de préciser la nature et les quantités de produits ou pièces commandées avec toutes les spécifications techniques, d’emballage et de conditionnement, et de détailler la prestation contractée auprès du partenaire chinois, notamment en terme de mise en œuvre de moyens et de procédés. La qualité exigée doit être mentionnée clairement, avec précision des marges d’erreur tolérées. Les spécifications techniques pourront apparaître en annexe du contrat, avec le cahier des charges. Les conditions de livraison et les modalités de transport doivent également être précisées, et les modalités de transfert de propriété apparaître clairement. Enfin, il est également essentiel de stipuler le prix des produits et les conditions de paiement.

  • Clauses de pénalités de retard (« clause pénale »)

Il est conseillé de privilégier une approche pratique vous permettant de disposer de moyens d’action à l’encontre de votre sous-traitant avant (et indépendamment) de l’engagement de procédures judiciaires (action civile). Contractuellement, il est possible de disposer de « pénalités » infligées à votre sous-traitant en cas de non-respect de ses engagements contractuels (ex : retard de livraison, etc…) et ceci quel que soit le préjudice que vous subissez. Il pourra s’agir d’un pourcentage de la somme totale de la commande, ou de la prise en charge du surcoût du transport, d’un fret aérien ou combiné maritime-aérien si les délais du fret maritime ne sont plus acceptables et si les produits le permettent.

A noter que de telles clauses sont cependant susceptibles de révision, en cas de litige porté devant une juridiction chinoise.

  • Clause de confidentialité et de secret  (non disclosure agreement)

Les accords de confidentialité doivent être matérialisés par des annexes et doivent porter sur la nature même des informations protégées, l’étendue de cette obligation dans le temps et les personnes tenues au secret. Ils sont nécessaires pour permettre l’exercice d’un droit à la reconnaissance d’une telle propriété. Il est possible de faire signer par son partenaire chinois les éléments transmis, afin d’attester de cette transmission.

  • Clause de propriété intellectuelle, industrielle

Le fournisseur ne doit pas pouvoir revendiquer une quelconque propriété nouvelle industrielle ou intellectuelle de savoir-faire ou de secret de fabrication sur  des études, prototypes, maquettes, moules et outillages etc. financés et réalisés pour le compte de l’acheteur.

  • Clause de non-concurrence

Afin de se prémunir des copies à venir en cas de rupture des accords avec le partenaire chinois, il faut en préciser la durée.

  • Clause de règlement des litiges et du droit applicable

Tout contrat doit comporter une clause sur la résolution des litiges entre les deux parties. La résolution des litiges peut être traitée en négociant une juridiction ou en négociant un arbitrage. Négocier une juridiction n’est pas toujours facile car les juridictions nationales n’ont pas toujours les moyens de rendre des décisions rapidement sur des questions techniques et utiliser la procédure de l’exequatur pour faire exécuter le jugement à l’étranger est long et parfois complexe. Les conflits sont le plus souvent résolus par l’arbitrage, lequel est un mode de résolution des conflits couramment stipulé dans les contrats avec les sociétés chinoises.

La pratique de l’arbitrage en Chine est réglementée par la Loi « Loi de la Chine sur l’arbitrage », adoptée le 31 aout 1994. Le recours à la sentence arbitrale est le plus pratiqué.

L’institution compétente en matière de droit international est la CIETAC (China International Economy and Trade Arbitration Commission), basée à Pékin avec des antennes à Shanghai et Shenzhen. Cette institution réputée combine arbitrage et conciliation et a l’avantage de pouvoir proposer des solutions plus facilement applicables dans la réalité qu’un arbitrage obtenu à Genève ou Stockholm…

A noter également que depuis fin 2005, il existe un centre franco-chinois de médiation à Shanghai dont la mission est de régler à l’amiable les différends des entreprises.